事業主の皆さまに質問します。

「あなたの就業規則は、どのようなきっかけで作成しましたか」

私が今まで経験した中で以下のようなお答えが多いです。

　労働者は事業所に雇用されると、労働基準法や労働契約法などの法律で守られますので、事業主としては法律に則って労働者を雇用しなければならないという義務が生じますが、「どのような労働者を採用するか」は原則として自由です。採用というのが事業主にとっては、一番法律に関係なく自由に選択できるところです。事業主にとって「いい人」に長く勤務して頂きたいのですから、「いい人」を採用できるような就業規則にしなければいけません。

　事業主のための採用規定はどのようなものがいいのか、ポイントをまとめました。

1.多少の費用がかかっても選考試験を行う

　適性検査や性格診断などは、書籍やソフトなど様々なものが販売されていますので、そのようなものを利用して採用することをお勧めします。

2.履歴書は必ず自書のものを提出してもらう

　パソコンで記入したものは、以前に作成したもので、この事業所に入社するために作成したものではない可能性があります。自書で記入した場合は、どのような文字を書くのか、そして丁寧さや一生懸命さも分かりますので、採用するかどうかの判断材料になります。

3.直近３カ月以内の健康診断書を必ず提出してもらう

　健康状態に問題がある人は採用する段階で把握しておくのが必須です。また、健康診断の結果だけでは分からない既往歴について「健康に関する申告書」を提出してもらうというのもお勧めです。

4.採用が決まった人には、身元保証書と誓約書を期限内に提出させる

　身元保証書は何か事業所に損害を及ぼした時に連帯して保証してもらうもので、誓約書は事業所内の決まりごとを守らせるものです。どちらも問題を起こさないように意識づけるために必要です。また、提出期限を守れるかどうかも今後の仕事に対する態度として重要です。

以上のようなポイントを入れた就業規則の規定例は次のとおりです。

（選考時の書類）

　就職を希望する者は、選考試験の日までに以下の書類を提出しなければならない。

　私が就業規則を作成する上で、一番悩むのは労働時間のところです。

それはなぜか。

それぞれの事業所によって実際の労働時間がありますが、その労働時間が法律の範囲内の労働時間にできるだけ収まるように制度化し、残業時間をへらす工夫が必要だからです。

　労働基準法第３２条により、労働時間は１日８時間、１週間４０時間というのが原則です。ただ、１週間を平均して４０時間にすればいいという、「変形労働時間制」がありますので、１か月単位がいいのか、１年単位がいいのか、業種によっては１週間単位がいいのかなどよく考慮して作成することになります。また、１０人未満の商業、映画・演劇業、保健衛生業、接客娯楽業は、１週間４４時間以内なら法定労働時間になるという特例もありますので、どの業種で従業員が何人いるかによって制度設計が変わってきます。

　変形労働時間制を採用するにあたり、以下のような条件がありますので、参考にしてください。

「１か月単位の変形労働時間制」

　・労使協定または就業規則などにより定めて、監督署に届け出る

　・期間は１カ月以内とし、起算日を決める

　・期間内の総労働時間が、法定労働時間の総枠内である（３０日の場合は171.4時間以内など）

　・変形期間内の各日の労働時間、始業・終業時刻を決める

　就業規則を作りたくないと言われる事業主さんに理由をお伺いすると、

「有給休暇がとれることを従業員に知られたくないから」

　2019年4月1日から有給休暇の5日付与義務が始まります。有給休暇を与えなければならない労働者とは、1年間に10日以上の権利がある人です。正社員はもとより、パートの人でも1週間の所定労働日数が3日又は4日の人でも、勤続年数によっては10日以上の有給休暇の権利のある人になります。

（有給休暇が10日以上になるパートとは）

　・1週間30時間以上又は週所定労働日数5日の人　継続勤務期間が6か月以上

　・週所定労働日数4日又は年間所定労働日数169〜216日の人　継続勤務期間が3年6か月以上

　・週所定労働日数3日又は年間所定労働日数121〜168日の人　継続勤務期間が5年6か月以上

　ここでいう「10日以上の権利がある」というのは、基準日における付与日数のことです。前年に残っている繰り越し分の有給休暇日数は対象になりません。

（例）週所定労働時間4日の場合

　年次有給休暇は、労働者を雇入れた日から６か月経過後から権利が発生します。正社員で１０日、パートで、所定労働日数にもよりますが、１日から１０日の間で取得できる権利があります。事業所の規模にもよりますが、一度に労働者が有給休暇を取得して業務に支障をきたしてしまうこともあります。そのようなことを避けるためにも、有給休暇を計画的に与えるようにしてはどうでしょうか。

　この制度は労働者にとってもメリットがあります。労働者の意見としては、前もって計画的に決められているので予定が立てやすい、気兼ねなく有給休暇が取れる等です。

　また、事業主にとってもメリットはあります。有給休暇を計画的に取得してもらうことで、心身共に健康を維持できるし、仕事に対する集中力もでき、生産性を向上することにつながると思われます。

　それでは、年次有給休暇を計画的に与えるにはどうすればいいでしょうか。

1.年次有給休暇の日数のうち、５日を超える部分について与えることができる。

　例えば、年次有給休暇の日数が１０日ある人に対しては５日、２０日ある人に対しては１５日まで計画的に与えることができます。

　尚、前年に取得されず繰り越された日数がある場合は、その繰り越された日数も含めて５日を超える部分を計画的に付与することができます。

　例）前年１０日、今年１２日年次有給休暇が取得できる場合　２２日−５日＝１７日が対象になる

2.労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者との労使協定を結ぶ。

　計画的付与は事業所の実情にあわせて以下のような方法で活用できます。

　①企業もしくは事業場全体の休業による一斉付与方式

　企業、事業場を一斉に休みにして同一の日に有給休暇を与える方法です。製造業などで多く見られる方法で、お盆、年末年始、ゴールデンウィークなどの祝日の合間を有給休暇とすることで連続休暇にもできます。

　②班、グループ別の交替制による付与方式

　企業、事業場で一斉に休みを取ることが難しい流通、サービス業などでは、班、グループ別に交替で有給休暇を付与する方法です。

　休職期間というのは、事業所が労働者に与えなければならない期間ではないので、就業規則で定めなくてもかまいません。いまから初めて就業規則を作成する事業所で、今まで休職をした労働者がいない事業所なら、休職期間がない就業規則を作成することをお勧めします。

　就業規則を初めて作成する10人未満の事業所のような場合、休職期間中の社会保険料の事業主負担分だけでも大変な額になってきます。事業所の資金状況にもより、休職規定を定めない方がいいと判断した場合は、当事務所では休職期間を設けない就業規則を作成するようにしています。

 ただ、もうすでに休職期間の定めのある就業規則がある場合や、今までに休職したことがある場合は、そういう訳にはいきません。今ある就業規則や社内ルールの内容をよく吟味して、今後休職者が出てしまったときに、しっかり対応できる就業規則や社内ルールにすることをお勧めします。

　休職規定を以下のようなポイントに注意して見直していきましょう。

1.連続した欠勤でなくても欠勤が何日以上になると休職する制度にする。

2.休職期間は１か月単位では端数の問題が出てくるので、通算何日以内というようにする。

3.復職してから数カ月でまた休職してしまうケースに対応して、休職期間が通算できる仕組みにする。

4.復職判断は会社が指定医の意見をもとに行うようにする。

5.元通りの職務が出来ない場合に、労働時間や給与面で労働条件を変更できるようにする。

6.休職期間満了の場合は、解雇ではなく自然退職としておく。

　休職規定の条文は以下の通りです。

（休職事由）

　会社は、従業員が以下の各号に該当する場合は、従業員の申し出または会社の指示により休職を命ずる。

　①勤続１年以上の従業員が業務外の傷病によって欠勤が３カ月以内に通算３０労働日以上になったとき

　②刑事事件で起訴されたとき

　③業務命令により他事業に出向したとき

　④前各号のほか会社が必要と認めたとき

2.前項①号については、会社が指定する医療機関で診断することを命ずることがある。

（休職期間）

　休職期間は次のとおりとする。

　①前条第１項①の場合　勤続１年以上３年未満の者　〇日以内

　　　　　　　　　　　　　　　　　勤続３年以上の者　　　　　　○○日以内

　②前条第１項②の場合　判決が確定するまでの期間

　③前条第１項③の場合　出向する期間

　④前条第１項④の場合　会社が必要と認めた期間

2.復職後、６カ月以内に同一または類似の傷病により再び欠勤するに至った場合、従前の休職期間と通算する。

3.休職期間中の賃金は支給しない。

4.休職期間は勤続年数に算入しない。ただし、前条第１項③の休職は勤続年数に算入する。

5.傷病による休職者は、休職期間中は療養に専念しなければならない。

6.会社は一定期間ごとに休職者から報告を求めることができる。

（復職）

　傷病による休職者が復職する場合、医師による復職可の診断書を添付して、復職の申し出を行わなければならない。

2.会社は、原則として休職者を会社の指定する医師へ受診させ、この診断をもとに復帰の当否を決定する。この場合、従業員は正当な理由なく、この受診を拒否することはできない。

3.休職の事由が消滅したときは、原則として休職前の職務に復帰させる。ただし、業務の都合もしくは当該従業員の状況に応じて、異なる職務、異なる職場に配置することがある。この場合、本人との協議のうえ、労働条件の変更を伴う可能性がある。

4.復職前に本人との協議のうえ、一定期間、通勤訓練を行うことがある。この場合は通勤手当のみ支給する。

5.復職後に一定期間、リハビリ勤務を行うことがある。この場合は、本人との協議のうえ、労働時間や賃金等労働条件を変更することがある。

（休職期間満了時の手続き）

　休職期間満了時までに休職事由が消滅しない場合は、休職期間満了をもって自然退職とする。

　事業主のための就業規則を作成する上で、重要な規定は服務規定です。就業規則というのは、その事業所のルールであり、守るべきものでありますが、その中でも服務規定は、「このような働き方をしてほしい」「こんなことはしてはいけない」と従業員に対するメッセージを発信できるところなのです。言い換えれば、この服務規定を読めば、わが社の従業員としてのあるべき姿がわかるというようなものなのです。

　それ故に、どこかの規定をそのまま使用することはやめて、自社にあった服務規定を作成していただきたいと思います。

　また、その服務規定を作成しただけに留まらず、きちんと内容を従業員に説明していき、従業員教育に役立てていただきたいと思います。そのことによって、事業主さまの考えに沿った従業員が育っていくことになり、無用な労務トラブルを防ぐことになります。

　服務規定の内容は、従業員が見てすぐ理解できるような簡単な表現で、具体的なものにすることが重要です。以下にモデル規定を記載しますが、各事業所の実態によく合った内容に作成し直してください。

第○条　従業員は以下の事項を守らなければならない。

　1.常に健康に留意し、明朗はつらつたる態度をもって就業すること

　2.職場の整理整頓に努め、清潔を保つようにすること

　3.使用者および上司の指示に従い、誠実、正確かつ迅速に職務を行うこと

　4.業務上の失敗、ミス、クレームは速やかに上司に報告すること

　5.始業時刻および休憩終了時刻にはすぐに業務に取り掛かれるようにすること

　6.上司、同僚、部下と互いに協力して職務を遂行するとともに、協調性をもって職場の秩序を保つこと

　7.セクハラ、パワハラまたはこれに類する行為を行わないこと

　8.住所、家族関係、経歴、通勤手段等使用者に申告すべき事項について偽らないこと

　9.使用者の許可なく、営業上の秘密の情報を事業場外に持ち出さないこと

　10.会社所有のパソコンなどを使用し、私的な目的のメール送受信やホームページ閲覧しないこと

　11.インターネット上の書き込み、新聞・雑誌などへの投稿などにおいて、会社および会社の従業員、または取引先等を誹謗中傷するような言動、会社の秘密を察知されるような言動をしないこと

（以下省略）

　最近は特にSNSなどで会社のことや会社の従業員のことを書き込んだりすることが増えていますので、事業主としてはそれに対する防護策を取らなければならない時代です。

　また、上記のような規定に違反したときは、なぜしてはいけないのか説明して改善を促し、それでも改善しない場合は、懲戒規定により対応していくことが必要です。

　採用した従業員の能力が低くて業務が進まない、うまくいかない場合、どうしていますか。「すぐに解雇している」という事業所は危険です。裁判例（セガ・エンタープライゼス事件Ｈ11.10.15）を見ても、「平均的な水準に達していないというだけでは不十分で、著しく労働能率が劣り、しかも向上の見込がないときでなければ解雇は無効である」と判断していて、事業主にとっては非常に厳しいです。

　能力不足の従業員がいる場合は、しっかりと教育して能力を向上してもらうよう努力して下さい。その後、事業所が指導、教育を尽くしたにも拘らず能力の改善が見られない場合にどうするか考えていきます。その場合でも、事業所の規模や業種、事業所における異動の実情や難易度に照らし合わせて、他の業務への転換や職場の異動が可能か考慮しなければいけません。小規模事業所で、他の業務や他の職場がない場合は解雇もやむを得ないかもしれませんが、解雇は最終手段であることを覚えておいてください。

　当事務所では、能力不足の従業員を指導していく方法を明確にするために、社内規定を作ることを提案します。

　また、従業員に指導する内容や教育方法を「指導書」として交付することをお勧めします。指導書には以下のことを記載します。

　1.求められる能力の程度

　2.現在の能力の程度

　3.今後の指導、教育内容

　次に、指導書に記載された方法で指導、教育を行ってください。指導、教育した内容が分かる資料を必ず書面で残すようにして下さい。例えば、指導した内容を記載した業務日報や従業員との面談記録、従業員の始末書や経過報告書、業務報告のメール、クレーム報告書等があります。

　指導書に記載された方法が終わった後に、現在の能力評価を行ってください。実際の指導に当たった直属の上司や一緒に業務を行っている同僚や部下からも話を聴いて改善されているか検討して下さい。

　その後、本人と現在の状況について面接をして下さい。まだまだ改善されていないようであれば、もう一度「指導書」を交付して繰り返し指導していきます。

　業務指導規定のモデルは以下の通りです。

第○条　会社は従業員の能力不足を改善するために、指導、教育を行う。

　　2　指導、教育内容は「指導書」に記載した方法により行う。

　　3　「指導書」を交付するときは必ず対象従業員と面談形式で行い、その記録を文書化する。

　　4　指導、教育を行う者は必ず指導内容を記載した日報を作成する。

　　5　対象従業員は、指導を受けた内容を記載した経過報告書を作成する。

　　6　その他、指導、教育内容についてできるだけ文書かメールで記録する。

　　7　「指導書」で記載した方法、期間の指導、教育が終了した場合、能力評価を行う。

　　8　能力評価の結果を対象従業員に、面談で文書で報告する。

　　9　改善が見られない場合は、再度「指導書」を発行する。

　　10複数回「指導書」を発行しても改善が見られない場合は、他の職種または他の職場への異動を検討する。または、労働条件の変更を申し出て、同意を得られた場合は労働条件の変更を行う。

　当事務所では、業務指導規定の作成や「指導書」についてご相談を承りますので、お気軽にご相談ください。

　事業所でこんなことはありませんか。

　・従業員が何度注意しても遅刻してくる

　・勤務中にインターネットで仕事に関係ないページを閲覧している

　・勤務時間中にいなくなってしまう

　・タイムカードの打刻を正確にしない

　・無断欠勤をする

　・事業所内で窃盗、暴行、脅迫など犯罪行為を行う

　・飲酒運転で事故を起こす

　・業務上の秘密を外部に漏らす

　　など

　このような行為が起こったとしたら、事業所として従業員をそのままにしておくことは良くありません。企業の秩序を維持するために、使用者には懲戒権が認められています。事業主としては、そこで働く従業員全員が気持ちよく働くことができるような職場にしていくためにも、問題を起こした従業員には指導をしていくことが必要であり、規則を守れない者には懲戒処分を下すことが大切です。

　3.行為と処分が均衡していること

　　従業員が行った困った行為に対して、懲戒処分が適当であることが必要です。軽い行為に対して重い処分を課すことは良くないことです。ただ、その処分が妥当であるかどうかの最終判断は裁判所で争うことになります。

　　また、以前に同じような行為をした従業員にはけん責処分だったのに、別の従業員には減給の処分になったというような、人によって処分が変わるような不均衡な対応も良くありません。ただし、一般従業員と管理職が同じ行為をした場合に、管理職のほうが重い処分になるのは、責任の程度により合理的であれば妥当である可能性もあります。

　4.就業規則等で規定された処分手続きを守ること

　　懲戒処分は従業員にとって不利益なものであるから、その手続きが就業規則等で規定されているのなら、必ずその手続きを取らなければいけません。例えば、「懲戒処分を決定するには役員が集まって事実確認、本人の意見徴収を行った上で検討し決定する。」という規定があれば、必ずその手続きを行ってから処分を決定しなければ、処分が無効になることもあります。また、重い処分を課す場合は、本人の弁明の機会を与えることも必要です。

　5.二重処分の禁止

　　1つの違反行為に対して二重の処分をすることは禁止されています。例えば、業務命令に従わないことに対して、けん責処分をした後で、同一の事案について減給することはいけないということです。しかし、業務命令に従わないことに対して1回目けん責処分を課し、その後また業務命令に従わなかった場合に今度は減給処分を課すのは構いません。

　6.不遡及の原則

　　懲戒処分を課す場合、就業規則にその内容が制定された日以降の事案についてしか適用されないということです。平成27年4月1日施行の就業規則については平成27年3月中の事案について処分は出来ないということです。ただし、制定された日（施行日）をさかのぼった日付にして、処分するのも無効です。

　以上のようなことを守った上で、適切な懲戒処分を行うためにも就業規則に規定を設けるようにしましょう。懲戒規定の作成方法としては、どのような事をしたらどのような懲戒を受けるのかできるだけ列挙するようにします。ただ、「軽微な」「しばしば」「著しく」「重大な」などの文言は使用しないほうがいいと思います。実際の処分を決定するときに、何が軽微で何が重大なのか不明で決定できないということになるからです。

　懲戒規定のモデルは以下の通りです。

第○条（懲戒の種類と懲戒事由の適用）
　懲戒事由は、以下のとおりとし、情状に応じ、訓戒、けん責、減給、出勤停止、降格、諭旨退職、懲戒解雇に処する。
①　無断もしくは正当な理由なく欠勤、遅刻、早退をしたとき
②　出退勤時刻にかかる情報の不正をしたり、不正を依頼した場合
③　第○章に定める服務の規定に違反した場合
④　刑事事件で有罪の判決を受けたとき
⑤　経歴を偽り、採用されたとき
⑥　故意または過失により、災害または事故を発生させ、会社に損害を与えたとき
⑦　職務上の地位を利用し、第三者から報酬を受け、若しくはもてなしをうけるなどしたとき
⑧　暴行、脅迫その他不法行為をして、会社の信用を害したとき
⑨　正当な理由なく、業務上の指示・命令に従わなかったとき
⑩　会社の業務上の秘密を外部に漏洩し、または漏洩しようとしたとき
⑪　その他前各号に準ずる程度の不都合な行為のあったとき

　平成２５年４月より高年齢雇用安定法が改正され、６０歳の定年を定めている事業所が労使協定で定める基準に達した者のみ継続雇用出来るという制度が廃止されました。ただし、厚生年金の支給開始年齢に達した者については、それ以降は労使協定で定めた基準を引き続き利用できる特例措置が設けられました。

　解雇とは、事業所が一方的に労働契約を解除することで、従業員にとっては大きなショックを受けるものです。解雇という方法が妥当であるかどうか、争われるケースが多いので、事業主さまにとっては慎重に対応すべき事項になります。

　以下解雇について注意すべき点を挙げます。

　①解雇事由が就業規則に記載されている

　　解雇については就業規則に記載しなければならない事項になるため、どのような場合に解雇になるか列挙しておく必要があります。できるだけ例を挙げ、最後に「その他やむを得ない事由が生じた場合」と記載しておきましょう。

　②法律上解雇が禁止されている事由に該当しない

　　解雇禁止の事項は次のようなものがあります。

　・労働組合員であること、または正当な組合活動を行ったことなどを理由とする解雇

　・業務上の負傷・病気などによる休業、産前産後休業、およびその後３０日間の解雇

　・妊娠・出産・育児休業、介護休業を理由とする解雇

　・労働者の国籍・信条・社会的身分を理由とする解雇

　・公益通報したこと、監督署へ申告したことによる解雇　など

　③解雇事由に合理性がある

　　「解雇は、客観的に合理的に理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と労働契約法で規定されています。

　客観的に合理的な理由とは以下のことから判断されます。

　　１）解雇理由とされた行為が事実であるか

　　２）その事実が証拠や証言によって第３者からみても分かるか

　　３）就業規則の解雇事由に該当し、解雇されても止むを得ない理由か

　上記のような理由に該当する例は以下の通りです。

　　１）労働ができない、とても難しい、不安定である

　　２）労働能力や技術が著しく欠如している

　　３）協調性の欠如、勤務態度が著しく悪い

　　４）重大な職務違反、業務命令違反、守秘義務違反等

　　５）会社の名誉、信頼を失墜させる

　　６）重大な違法行為、痴漢、窃盗、飲酒運転死傷事故、セクハラ等

　　７）経営上必要なとき（業務縮小、事業の廃止など）

　社会通念上相当であるとは、以下のことから判断されます。

　　１）解雇理由につき、事業者が適切な指導、注意、監督を行ったか

　　２）配置転換や懲戒処分など行い、改善しようと努力したか

　　３）以前に行った関連違反者に対する処分と比較して、妥当であるか

　　４）経営上の理由の場合は、従業員に説明したか

　解雇する場合、今まで記載したようなことをクリアしていかないと、不当解雇として訴えられることがありますので、安易に解雇にするのではなく、法律の専門家とよく相談しながら解決策を見つけていただきたいと思います。

　当事務所は「特定社会保険労務士」の免許も取得していますので、解雇に関する相談にも対応しています。お気軽にご相談ください。

　解雇には、普通解雇と懲戒解雇の２種類がありますが、一般的によく行われるのは普通解雇なので、普通解雇について規定例を記載します。

（普通解雇）

　従業員は次の各号の事由により解雇されることがある。

　①身体又は精神の障害により業務遂行に耐えれないと認められたとき

　②能力不足、勤務不良により改善の見込みがないと認められたとき

　③規律性、協調性、責任性を欠くため、他の従業員に悪影響を及ぼすと認められたとき

　④試用期間中、または試用期間満了時までに、本採用することが不適当であると認められたとき

　⑤その他従業員として適格性がないと認められたとき

　⑥事業の縮小等、その他やむを得ない業務の都合により必要があるとき

　⑦事業の廃止、天災事変その他、これに準ずるやむを得ない事情により事業の継続が困難になったとき

　⑧その他前各号に準ずるやむを得ない事由があるとき

2.解雇するときは３０日暦日前に予告する。予告しないときは平均賃金の３０日分を支給して即時解雇とする。なお、予告日数は、平均賃金を支払った日数だけ短縮する。

3.第１項で定める事由により解雇される者より退職理由証明書の請求があった場合は、使用者は解雇理由証明書を交付する。

　最近、労働相談で増加しているのが「上司にいじめられた、嫌がらせを受けた」などパワハラに関するものです。そして、その相談の延長線上にあるのが裁判で訴えるということです。万が一、裁判で労働者から訴えられた場合、事業所としては大変大きな損害を被ります。多額の損害賠償を請求されるだけでなく、事業所の信用や名誉が傷つけられ、事業が上手くいかなくなる可能性があります。

　これは、セクハラに関しても全く同じことが言えます。セクハラによる裁判もパワハラと同様、事業所に大きな打撃を与えます。

　それでは、パワハラ、セクハラをしないような職場にするために、事業所は何をすればいいのでしょうか。それは、「従業員教育」です。パワハラやセクハラは絶対してはいけないものであるということを全従業員に対して啓発していき、認識させることです。

　従業員にパワハラ、セクハラに対する事業所としての考え方を周知する方法として、就業規則の服務規程の中にパワハラ、セクハラ禁止事項を盛り込むことです。パワハラとはどんなことなのか、セクハラとはどんなことなのか具体的な行動等を示して、就業規則の禁止事項にします。そして、禁止事項を行ってしまった従業員に対しては、厳しく処罰する規定にしておくことです。